TIME MANAGEMENT…

Organizzare in maniera più proficua possibile il mio tempo è una cosa con cui combatto continuamente da anni… Specialmente in questo periodo denso di impegni per me, sembra impossibile portare a termine tutte le cose da fare e l’ottimizzazione del tempo diventa una questione vitale. Nel fare il mestiere del musicista ci sono molte attività e compiti molto eterogenei e spesso molto frammentati e destrutturati durante l’arco della giornata  senza che vi siano quasi mai orari precisi e ciclici…  quindi perdersi è facile. In generale nel lavoro comunque, al giorno d’oggi, tutti noi sappiamo quanto l’efficienza legata alla velocità di esecuzione dei compiti sia spesso sinonimo di successo.

Mi servo quindi di questo articolo  in maniera “simil-terapeutica”… Nello scriverlo infatti sto approfittando per leggere qualche libro e vari articoli al fine di recuperare idee nuove e nuovi spunti, convinto di trovare nuovi stimoli per migliorare la mia gestione del tempo.

Vi parlerò delle cose che funzionano per me e che mi aiutano ad essere più efficiente. Funzionano per me e non è detto funzionino per altre persone! …magari però qualche spunto interessante lo potete ritrovare. Vi invito poi a farmi sapere, nei commenti in basso,  quali sono le strategie che funzionano per VOI!

Il primo passo, come in tante altre cose, è essere veramente consapevoli!

…consapevoli di come impegniamo il nostro tempo, se lo stiamo facendo al meglio e possiamo magari rendere più produttive certe fasi o momenti della giornata…

…consapevoli se determinate attività ci rendono delle persone migliori e portano dei vantaggi “pratici” reali o dei miglioramenti al nostro benessere…

…consapevoli di quali sono le nostre distrazioni, di cosa ci fa perdere tempo, di cosa ci rende meno efficienti e ci ostacola nel raggiungimento dei nostri obiettivi…

…consapevoli dell’eventuale presenza di attività che meritano meno tempo di quello che usualmente dedichiamo loro…

Quindi rendersi conto SUL SERIO di come impegniamo ogni momento delle nostre giornate e se lo stiamo facendo al meglio! Poche volte ce ne rendiamo conto fino in fondo… specialmente se estendiamo la nostra riflessione a mesi o periodi più lunghi.

Il secondo passo è la pianificazione e l’organizzazione del nostro tempo.

Personalmente mi aiuta molto fare una lista di tutte le cose che devo fare (le famosa to-do list) e le annoto, tutte…proprio tutte!…ma  le organizzo in maniera chiara e ordinata (per evitare il rischio dell’ansia da prestazione…). Fino a qualche giorno fa usavo diversi supporti…(post-it cartacei, post-it “elettronici”, file excel, file doc vari etc…) ora invece mi servo di 2 soli supporti, una piccola agendina cartacea per gli impegni  quotidiani e mensili, un file di testo elettronico per gli obiettivi a “lungo termine”. Segno ovviamente le cose portate a termine, non appena eseguite.

E’ molto importante una pianificazione adeguata, uno schedule preciso e di conseguenza stabilire con precisione le cose da fare quotidianamente, settimanalmente, mensilmente. 

Fondamentale è però stabilire un ordine di priorità/importanza nei compiti che ci attendono.  Alcuni studi psicologici (…ah si…a volte ricordo di essere anche uno psicologo…) mi hanno suggerito una strategia interessante.  Organizzo e classifico tutte le cose, individuate in precedenza, in 4 categorie: “IMPORTANTI e URGENTI”, IMPORTANTI e NON URGENTI”, NON IMPORTANTI e URGENTI”, “NON IMPORTANTI E NON URGENTI”. Chiaramente, in senso temporale, la priorità va alle cose urgenti…ma non dimentico MAI di inserire nelle schedule di ogni mia giornata almeno 1 compito appartenente a “IMPORTANTI e NON URGENTI” . Qui infatti vi sono le cose importanti per il nostro benessere, non indispensabili o urgenti ma importantissime per noi stessi. Aumentano infatti la nostra autostima e ci infondono energia e positività che ci contagia a livello globale nella nostra vita.

Uno schedule preciso ci aiuta ad essere anche meno ansiosi (oltre che più efficienti ed organizzati) perché ci consente di avere sotto controllo cosa, come e quando fare tutto.

Una cosa che trovo interessante poi è fissare dei piccoli obiettivi a breve scadenza e agevoli da realizzare. Ciò aumenta la nostra autostima e ci aiuta a raggiungere con più forza e determinazione le mete invece più impegnative.  Fissare quindi dei micro-obiettivi, e magari scomporre obiettivi complessi in più obiettivi più piccoli collegati tra di loro anche in senso temporale. Questo risulta determinante soprattutto nel percorso di avere una VISION di se stessi a medio e lungo termine e quindi capire come si vuole essere e cosa si vuole aver raggiunto tra 6 mesi, 1 anno etc… (quindi MACRO obiettivi).

Trovo utile poi cercare di auto-premiarmi una volta conseguiti gli obiettivi che mi ero preposto, specialmente obiettivi mensili o a lungo termine…anche trovare piccole sfide giornaliere  o settimanali può risultare proficuo.

Fondamentale poi è cercare di stabilire delle deadline, fissare scadenze precise e poi verificarne i risultati. A questo proposito, ho trovato utile legare ad una deadline qualche motivo per essere “obbligati” a render conto a qualcuno “esterno” a noi…un amico, un collaboratore etc…in modo da rendere la nostra riuscita e  il nostro lavoro salienti e importanti per una persona esterna a noi. Questo sicuramente ci responsabilizza perché dobbiamo rendere conto nella nostra scadenza a qualcuno e ci da motivazione forte.

Una cosa che metto in pratica già da un po’ di tempo è il fare delle cose subito (quando è possibile ovviamente) senza posticiparle. Questo chiaramente vale spesso per le attività semplici e molto veloci nell’esecuzione.

Ho notato anche che il benessere fisico aiuta le motivazioni e a restare vivi e intraprendenti, quindi fare attività fisica mi aiuta a rimanere efficiente. Allo stesso modo avere un po’ di regolarità nei cicli di vita giornalieri aiuta a restare produttivi (su questo devo invece lavorare ancora molto… considerato che riesco a mantenere cicli di vita regolari solo per periodi limitati).

Molto importante è avere un approccio più pragmatico, sintetico, snello e senza fronzoli, più diretto e centrato sul risultato. Imparare a semplificare i processi e le azioni che mettiamo in  atto solitamente per raggiungere i propri scopi. Per far ciò bisogna eliminare tutto quello che non è indispensabile per noi, capire che non si può fare tutto al 100% e quindi essere selettivi nei confronti di ciò a cui dedichiamo il nostro tempo e le nostre energie. Oltre a questo è fondamentale imparare a dir di no qualche volta a compiti per noi non importanti che ci portano via del tempo e anche delegare (anche a pagamento) delle attività che qualcun altro può fare al posto nostro… magari meglio di noi e in minor tempo.

Sempre nella direzione di semplificare è fondamentale imparare a limitare l’ansia e lo stress, avere un approccio più “easy” alle cose ed essere meno intransigenti con noi stessi in caso di mancato raggiungimento di alcuni obiettivi , senza cadere però nella giustificazione totale delle nostre mancanze e nella costituzione di alibi. Quindi essere consapevoli dei propri punti di forza, avere una pianificazione chiara dei nostri obiettivi e un atteggiamento positivo verso la riuscita.

Per me poi è stato molto importante provare a riqualificare alcune fasi della giornata e cioè cercare di rendere produttivi anche piccoli periodi delle mie giornate in cui potevo fare di più per me. In particolare ho cercato in questi momenti di condensare e inserire attività magari poco impegnative e non urgenti che comunque mi rubavano del tempo che potevo dedicare ad altro. Ad esempio ora cerco spesso di condensare quasi tutte le telefonate non urgenti quando sono in auto oppure rispondo ai messaggi o alle mail mentre sto mangiando o sto guardando la televisione nei momenti di pausa o nei momenti “morti” prima dei concerti. Attività piccole e veloci che sommate però  iniziano ad essere 30-45 minuti che così invece ho liberato per altro.

In maniera simile, cerco di limare un po’ di tempo da tutte le attività che faccio quotidianamente…anche solo 5-10 minuti per attività mi porta a guadagnare globalmente molti minuti preziosi che posso invece dedicare a nuovi e diversi compiti.

E’ stato utile anche attrezzarmi per lavorare in mobilità e sfruttare questi mezzi realmente…computer portatile, tablet, smartphone…tutti oggetti che mi consentono di svolgere alcune mansioni giornaliere anche quando sono fuori casa e sfruttare momenti che prima sarebbero stati improduttivi per me. Quindi avere la possibilità di registrare audio, scrivere musica e articoli, annotare semplicemente idee in qualsiasi momento quando sono fuori casa mi ha aiutato non poco a rendere più efficiente il mio tempo e anche ad essere più creativo!

Cerco inoltre di evitare momenti di inattività troppo prolungati…anche quando forse me lo potrei “permettere”. Ho notato infatti che l’inattività tende a farmi perdere la voglia di fare e quindi cerco di non fermarmi mai completamente…diminuisco solo la densità delle cose che faccio senza mai però interrompere le attività completamente. Ad esempio anche la domenica cerco di fare sempre qualcosina di utile e produttivo per me. Più sono attivo e più ho entusiasmo e voglia di fare.

Cosa ovvia apparentemente…ma non così naturale e spontanea nella sua messa in atto…è cercare di ridurre le distrazioni e le perdite di tempo il più possibile. Questo è un problema per tutti e ognuno deve trovare il proprio modo di affrontarlo. Quello che posso dire però è che l’aspetto più importante, secondo me, è  diventare consapevoli fino in fondo di tutte le cose che ci fanno perdere tempo, proprio tutte e capire che beneficio in termini di libertà e risultati ottenuti otterremo eliminandole completamente.. Con questo intendo proprio provare a capirlo nello specifico in termini misurabili nella quotidianità. Una volta individuato di preciso…vedrete che avrete già uno stimolo in più agire in questa direzione!!!

Se siete resistiti fino a qui…avrete compreso quanto tutto questo si configuri come un generale cambio di mentalità per noi stessi, la necessità di mettere in discussione anche delle nostre credenze e il nostro atteggiamento nei confronti del nostro modo di impiegare il tempo abitualmente. La motivazione più forte deve però essere sempre cercare il benessere psicologico ed emotivo attraverso un miglioramento continuo di noi stessi!

Io ad esempio, già da un bel po’, ho imparato a rendermi conto che non ho bisogno in realtà di più tempo (anche se non mi dispiacerebbe…) ma piuttosto ho necessità di riuscire ad organizzarlo meglio, di ottimizzare il suo impiego, di ridurre le distrazioni, di riqualificarlo a volte, di conferire un ordine di priorità più efficiente alle mie attività. Ho bisogno di trovare quali sono le motivazioni più forti e più salienti per me, alcune interne ed altre esterne, quali sono quelle che aumentano la qualità della mia vita.

Spesso non ci si rende conto sul serio che dedichiamo troppo tempo a cose inutili e troppo poco invece ad altre importanti per farci star bene, ci soffermiamo troppo poco a comprendere come riuscire migliorare anche piccoli istanti o momenti delle nostre vite che invece possono risultare determinanti e contagiosi in senso virtuoso. A volte non ci rendiamo conto di essere troppo poco artefici diretti della qualità del nostro tempo, della qualità della nostra vita che è fatta invece di tanti piccoli istanti.